domingo, 8 de abril de 2012

Estructura Organizacional

¿QUE ES LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL?


La estructura organizacional, es el marco en el que se desenvuelve la organización, de acuerdo con el cual las tareas son divididas, agrupadas, coordinadas y controladas, para el logro de objetivos. Desde un punto de vista más amplio, comprende tanto la estructura formal (que incluye todo lo que está previsto en la organización), como la estructura informal (que surge de la interacción entre los miembros de la organización y con el medio externo a ella) dando lugar a la estructura real de la organización.
Estructura Formal
Está conformada por las partes que integran a la organización y las relaciones que las vinculan, incluyendo las funciones, actividades, relaciones de autoridad y de dependencia, responsabilidades, objetivos, manuales y procedimientos, descripciones de puestos de trabajo, asignación de recursos, y todo aquello que está previamente definido de alguna manera. Puede tener forma escrita y pública o no, pero siempre se refiere a procesos, tareas y comunicaciones que habrán de tener lugar entre sus miembros. Por lo tanto, un plan, un programa, un presupuesto, un instructivo, las interrelaciones previstas entre el personal, forman parte de la estructura formal.
Es habitual que se considere equivocadamente a un organigrama como la estructura de una organización, pero en realidad, no es más que un modelo de representación simplificado de la estructura organizacional formal. No obstante es de gran utilidad para lograr una rápida visualización de algunos aspectos formales sumamente importantes.

Estructura Informal
Es la que se conforma a partir de las relaciones entre las personas que comparten uno o varios procesos de trabajos dentro de la organización. En este sentido, la estructura informal comprende aspectos referidos, o que tienen que ver, con valores, intereses, sentimientos, afectos, liderazgo y toda la gama de relaciones humanas que no pueden ser determinadas previamente. Simplemente son producto de la interacción humana y del juego de personalidades, grupos, etc. Lo informal está caracterizado por una actividad colectiva que no está orientada específicamente hacia los objetivos, pero que es necesaria para alcanzarlos.
La suma de la estructura formal y la informal da como resultado la estructura total, que es la real.




EJEMPLO DE ORGANIGRAMA





El diagrama organizacional (ú organigrama)

El diagrama organizacional muestra como los departamentos, divisiones, y varios niveles de una organización interactúan entre sí.
Un diagrama organizacional es a menudo representado como una ilustración visual.

Cadena de mando
La importancia de la estructura organizacional identifica quienes participan del proceso de toma de decisión y como estas decisiones se actualizan.

Distribución de la autoridad
Implica la determinación de como una estructura distribuye autoridad a través de un organización.  Por ejemplo 1) Los subordinados están implicados en la toma de decisiones? 2) La toma de decisiones está exclusivamente reservada para unas pocas figuras de autoridad en cada departamento.

Estructura de línea vs. Estructura de staff
Una estructura organizacional puede adoptar una estructura de línea o de staff o ambas. Una estructura de línea identifica las actividades que son responsables por el objetivo principal de la organización. Una estructura de staff es el soporte o la red de asistencia a la línea en sus objetivos.

Departamentalización
La estructura organizacional define como tareas específicas y actividades son asignadas a sus departamentos. Por ejemplo, los representantes de ventas estarán agrupados dentro del departamento o división de ventas

Control
En la estructura organizacional se define el número de empleados sobre los cuales un mando ejerce su autoridad.

Áreas de mando
  • Cuántos subordinado puede tener el director bajo su mando, tiene que ser un número limitado, no puede tener muchos subordinados porque sino no puede realizar bien su trabajo.
  • La organización nos ayuda a conseguir los planes.
  • El exceso de niveles es costoso y puede obstaculizar a la planificación y al control.
  • Principio de amplitud la gerencia: un director debe tener únicamente los subordinados que pueda gestionar eficientemente.
Cuáles son las variables básicas y cómo determinamos el área de mando
  1. Similitud de funciones.
  2. Proximidad geográfica.
  3. Complejidad de las funciones.
  4. Tipo de dirección y control.
  5. Coordinación que debe tener con otras áreas de mando
Ventajas e inconvenientes de las áreas de mando reducidas.
Ventajas:
  • La supervisión es más estrecha.
  • Se puede ejercer un control mayor.
  • Rapidez de la comunicación.
Inconvenientes:
  • Puede haber una mayor ingerencia por parte del director.
  • Mayores costes
  • Aumenta la burocracia puesto que hay más niveles.
  • Perdida de la información.
Ventajas e inconvenientes de las áreas de mando amplias
Ventajas:
  • Los superiores tienen que delegar.
  • Las políticas tienen que estar formuladas claramente.
  • Los subordinados tienen que estar más capacitados.
Inconvenientes:
  • Se forman cuellos de botella en las comunicaciones.
  • Se produce una pérdida de control
  • Se requieren unos directores de gran calidad.

Los principios que guían el diseño de la estructura de la organización son:
  • Principio de autoridad y jerarquía: se fundamenta en la existencia en la empresa diferentes niveles de autoridad, ordenados en jerarquías según el grado de responsabilidad y control. Ejemplo: el director general ejerce la autoridad principal y de él se desprenden los jefes de área (jefe de finanzas, mercadeo, producción y recursos humanos), que dependen de la jerarquía del director y a su vez ejercen mando y control en los empleados de sus respectivas áreas.
  • Principio de unidad de dirección: debe existir una dirección única encargada de definir los objetivos generales y estrategia de la empresa, ejemplo: el director o gerente general.
  • Principio de departamentalización: consiste en la agrupación de tareas y funciones en áreas funcionales, departamentos o divisiones que coordinen las diferentes relaciones de la empresa, ejemplo: departamento de finanzas, departamento de mercadeo y ventas, departamento de recursos humanos y departamento de producción.
  • Principio de comunicación: debe existir un sistema de comunicación en varios sentidos: descendente (de superior a subordinado), horizontal (de jefe a jefe o de empleado a empleado), y ascendente (de subordinado a superior).


EN CONCLUSIÓN: La finalidad de una estructura organizacional es establecer un sistema de papeles que han de desarrollar los miembros de una entidad para trabajar juntos de forma óptima y que se alcancen las metas fijadas en la planificación.

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